Mailtips bewahren z.B. Mitarbeiterinnen des Arbeitsamts Nürnberg vor peinlichen Veröffentlichungen. Mailtips informieren den User über Dinge, die er bisher erst nach dem Versenden der Email erfahren hat:
Wir versuchen hier an Testuser1 zu senden und bekommen beim Auflösen des Namens (hier in OWA) die “Out-Of-Office” Message des Empfängers angezeigt. Man kann sich also sparen, ellen-lange Emails an Leute zu schreiben, die vielleicht erst in zwei Wochen antworten. Das ist nur ein Beispiel für Mailtips. Ein weiterer, implementierter Mailtip ist, der Hinweis darauf, dass ich an externe Empfänger schreibe:
Auch hier kann es zu Verwechslungen kommen. Es soll schon vorgekommen sein, dass wichtige firmeninterne Informationen an einen Journalisten verschickt wurden, dessen Name ähnlich klang wie der Kollege, an den man eigentlich schicken wollte.
Konfiguration
Per Default ist ein Mailtip enabled, der einen warnt, wenn an mehr als 25 Empfänger geschrieben wird. Der Mailtip für das Versenden an externe muss dagegen freigeschaltet werden. Das macht man über Set-OrganizationConfig. Anzeigen lassen kann man sich die Mailtip Config so:
(hier wurde der ExternalRecipient Mailtip schon auf "$true” gesetzt)
Damit das “zieht” kann es sein, dass man einen IISReset machen muss und ggf. auch mal Outlook (2010 only!) neu starten muss. Weitere Tipps zur Fehlerbehebung von Mailtips finden sich hier.
Um festzulegen, dass bereits beim Versenden an 3 Email Adressen ein “LargeAudience Mailtip” gezeigt werden soll sagt man:
Set-OrganizationConfig –MailtipsLargeAudienceThreshold 3
Setze ich den Threshold auf 3, kommt das entsprechende Warning ab 4 Recipients:
Wie man hier gut sehen kann, werden Mailtips auch kombiniert. D.h. der andere Mailtip (die OOF von Testuser1) wird auch mit angezeigt. Eigentlich alles ganz einfach. Mehr Komplexität kommt durch “Group Metrics” hinein. “Group Metrics” wird gebraucht, um die Größe von Verteilerlisten zu bestimmen. Damit keine “Live-Abfrage” der Mitliederzahl von Verteilerlisten gemacht werden muss, werden die Größen der Verteilerlisten jede Nacht um Mitternacht auf einem entsprechend konfigurierten Mailbox server ermittelt. Dazu muss man den Mailbox Server konfigurieren:
Verantwortlich für die Generierung der Files ist der “Microsoft Exchange Service Host” Service. Wenn man den durchstartet, werden die Files generiert. Der File Distribution Service schiebt die Files dann auf den CAS, hier werden sie von Outlook 2010 “eingesehen”:
Auf dem CAS Server liegen sie dann in diesem Verzeichnis:
Eine weitere Möglichkeit von Mailtips zu profitieren, ist, wenn man bestimmten Usern verbietet an Verteilerlisten oder andere Mailboxen zu schreiben. Per Set-Mailbox kann dies bewerkstelligt werden:
Set-Mailbox testuser1 –RejectMessageFromSendersOrMembers ex10test1
ex10test1 darf also nicht mehr an testuser1 senden. Das sieht dann so aus:
Zum Schluss gibt es noch die Möglichkeit “Custom Mailtips” zu bauen. Das geht auch über Set-Mailbox und Set-DistributionGroup:
Set-Mailbox ex10test1 –Mailtip “Nicht jeder darf an ex10test1 schicken, du nicht! :-)”
Mehr Informationen zur Architektur von Mailtips gibts hier.
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