Managed Folder Policy Gedanken

Ein Kunde wollte eine Managed Folder Policy erstellen, die aus den “Deleted Items” alle Mails rauslöscht, die schon länger als 30 Tage in “Deleted Items” sind. Er war überrascht, als ich ihm nach kurzer Recherche sagen musste, dass das so nicht möglich ist:

Theoretisch könnte man annehmen, dass folgende “Managed Content Settings” genau dass tun:

Aber man irrt. Zumindest teilweise. Die Frage ist, was genau bedeutet die Einstellung “When item is moved to the folder” unter “Retention period starts”? Von “Natur aus” steht in der Mail ja nicht drin, wann eine Mail in welchen Folder verschoben wird.

Ich nehme an, dass für diese Information eine seperate Tabelle in der Exchange Datenbank gefüllt wird. D.h. erst nachdem man alle Managed Folder Policy settings durchgespielt hat (näheres weiter unten) werden zukünftig beim Verschieben von mails in “Deleted Items” Einträge in besagter Tabelle gemacht. D.h. aber auch, dass alle bisherigen Mails in “Deleted Items” – vor dem Konfigurieren der Managed Folder Policy Settings – NICHT von der Policy betroffen sind.

Möchte man auch die Bestandsdaten “angreifen”, muss man “When delivered … “ einstellen.

Allerdings zählt dann eben das Datum, an dem die Mail in der Inbox landete und dieses Vorgehen bringt unter Umständen nicht den gewünschten Effekt, da mails, die z.B. schon 40 Tage in der Inbox lagen und dann gelöscht werden, sofort auch aus den Deleted Items verschwinden.

Die vier Schritte zum Erfolg:

1. Managed Content Settings auf einem “Manged Folder (z.B. Deleted Items)” erstellen. Hier wird die Condition und die Action festgelegt (z.B. Delete nach 30 Tagen)

2. Neue Managed Folder Mailbox Policy (Die Verbindung zu den Manged Content Settings stellt der “Managed Folder” dar, mit dem die Policy assoziiert wird.

3. Die User Mailbox mit der neuen Mailbox Policy assoziieren (Mailbox Settings / Messaging Records Management)

4. Server Configuration / Server Eigenschaften / Messaging Records Management den Schedule einstellen, wie oft das Konfigurierte applied werden soll.
--> Alternativ: Start-MailboxFolderAssistant CmdLet (damit wird der Prozess manuell angestartet)

Wichtige Links zum Thema:

http://technet.microsoft.com/en-us/library/bb123548.aspx

http://exchangepedia.com/blog/2007/05/applying-managed-folder-policy-to-more.html